Operační dokumentace je součástí modulu specializované funkcionality zaměřené na podporu provozu operačních sálů a navazuje na část Operační program nebo může být provozována i samostatně. Pokud navazuje na Operační program, obsahuje v základním zobrazení operace ze schváleného operačního programu, po vybrání příslušné operace je možno založit příslušné protokoly. Operace jsou zakládaný buď dle plánu, nebo „ad hoc“ jako akutní operace.
Ke každé operaci je možno založit a vést tuto dokumentaci:
- operační protokol (možno i více protokolů při více výkonech, přístupech, operačních týmech apod.)
- anesteziologický protokol (možno vést jednotlivé součásti: předanesteziologické vyšetření, vlastní anesteziologický protokol, dospávací protokol, event. „stručný“ anesteziologický protokol)
- bezpečnostní protokol (záznam bezpečnostní procedury může být i součástí předchozích protokolů)
- další záznamy – např. ošetřovatelská perioperační péče apod.
V každém protokolu mohou být společné informace (identifikace pacienta, operační výkon, operační diagnóza atd.) a specifické informace k danému protokolu – některé položky jsou napevno připraveny (zejména ty, které jsou vázány na číselníky – diagnózy, výkony apod.), některé je možno připravit konfiguračním nastavením a přizpůsobit je tak maximálně reálným požadavkům zdravotnického zařízení. U všech položek je možno nastavit jejich zobrazení a používání nebo jejich potlačení. Je možno konfigurovat strukturu protokolu (jednotlivá políčka – například pro oční operace, katetrizační výkony apod.) nebo psát zápis protokolu textem (s použitím předefinovaných textů a šablon).
V rámci Operační dokumentace jsou evidovány skutečné časy operace (začátek a konec využití sálu, začátek a konec chirurgického zákroku, začátek a konec anestezie atd.). Součástí je také evidence veškerého personálu podílejícího se na operaci (je možno přidávat další role kromě již definovaných operatérů a asistentů, anesteziologů, anesteziologických sester, instrumentářek atd.). Dále je součástí Operační dokumentace evidence všech provedených výkonů, spotřebovaného materiálu a léků (včetně ZÚM, ZÚLP), použitých nástrojů a přístrojů pro účely vykazování zdravotním pojišťovnám nebo pro interní sledování uvnitř zdravotnického zařízení (např. přeúčtovávání nákladů mezi nákladovými středisky apod.).
Pro záznam multimediálních informací je možno využít část Multimediální záznamy a například pořizovat videodokumentaci prováděné operace nebo přikládat záznam z laparoskopu.
Důležitou součástí podpory operačních sálů je plánování operací. Pro plánování operací a hospitalizací je používán modul Operační sály ve své části Objednací kniha, v části drobnějších ambulantních zákroků pak může být využita i přímo ambulantní funkcionalita. Je to další ukázka organického propojení různých funkcionalit napříč celým řešením ICZ AMIS*HD®.
Objednací kniha
V rámci plánování operací je k dispozici vícekrokový workflow systém, ve kterém mohou lékaři jednotlivých oddělení vkládat své požadavky do plánu operačního dne. Práce týkající se plánování pro operační provoz je realizována v grafickém prostředí plánu, který se nazývá Objednací kniha. Ta slouží pro plánování jak operací, tak operací s hospitalizací či samotných hospitalizací, případně vyšetření. Pro plánování v Objednací knize není nutné znát přesné datum operace ani konkrétní operační sál (pacient je plánován k hospitalizaci a „čeká“ na zařazení do operačního programu), ale v závislosti na potřebách uživatele je možné plánovat i na konkrétní operační sál, den i čas a ke konkrétnímu operatérovi.
Pro práci v Objednací knize je možné vytvořit šablonu – rozvrh předem definovaných operací na daný den, u kterých je možné předem nadefinovat také operatéra, pohlaví, operační výkon a typ anestezie; šablona je bez pacienta. Uživatel pak může při otevření příslušné Objednací knihy využít šablonu pro různé typy výkonů a pouze doplnit údaje o pacientovi. Plánovat s pomocí šablony lze s ohledem na časový rozvrh operačních sálů konkrétní zákrok (na základě vizuálního rozlišení) či lze stanovit plán pro konkrétního lékaře. Je zde také možnost plánování příjmů na konkrétní oddělení.
Uživatel může prohlížet Objednací knihu s možností volby zobrazeného časového období – jeden den, kalendářní týden. Objednací knihou je možné listovat postupně vpřed/vzad po jednotkách zvoleného časového období nebo zobrazit požadované období výběrem z kalendáře. V Objednací knize je také možnost filtrovat pro zobrazení pouze požadovaných záznamů podle zadaných kritérií, např. operační diagnóza, objednávající lékař, typ zákroku a další.
Uživatel má také možnost vyhledat v Objednací knize nejbližší volný termín dle zadaného operačního výkonu a ve zvoleném časovém období.
Operační program
Z podkladů v objednacích knihách je vytvářen návrh operačního programu pro jednotlivé disponibilní operační sály. Pokud jsou pacienti objednáváni na konkrétní dny operace, resp. konkrétní operační sály, je možno si předpřipravit operační programy na mnoho dní dopředu (možno i orientačně).
Součástí plánu operací je i možnost zadat informace o předpokládaných potřebných prostředcích k operaci (technologie) a stanovit upozornění na jejich možné kolize.
Práce je realizována v grafickém prostředí plánu, který umožňuje zobrazení s možností různých pohledů na plán (například dle operačního sálu) a umožňuje individuální nastavení plánu pro organizační jednotku/pracoviště. ICZ AMIS*HD® umožňuje rovněž plánování operací bez použití Objednací knihy. Operace se zde zadávají bez pomoci šablony. Pacienta lze naplánovat na konkrétní den a konkrétní operační sál nebo pouze na konkrétní datum bez volby operačního sálu. Lze zde ale také pouze doplnit hlavní údaje o operaci již vytvořené v Objednací knize – operační tým, výkony a prostředky a další informace.
Operační program je možné po vyplnění všech potřebných informací schválit a/nebo uzavřít. Stav operačního programu je zobrazen v hlavičce formuláře. Po schválení je operační program již považován za kompletní, ale je možné v něm ještě provádět změny (například doplňovat údaje k operaci). Po uzavření a schválení nelze již v operačním programu editovat žádná data ani přidávat operace či měnit jejich pořadí.
Dispečer, Na sále, Dashboard
Tyto funkcionality ICZ AMIS*HD® podporují práci v rámci koordinace práce na operačních sálech a s tím související jak návaznost jednotlivých operací, tak i optimální využití zdrojů. Dále umožňují zadávání skutečných časů operací a provádění aktuálních změn v operačním programu, které nastávají v průběhu operačního dne, a tak je možné zobrazovat online přehled o operačních sálech.
Pomocí Dispečera je možné v průběhu operačního dne provádět v seznamu plánovaných operací změny dle aktuální situace na operačních sálech, např. přidání akutní operace, zrušení či přeplánování operace. Na základě vkládaných informací je pak zobrazen aktuální stav na sálech přiřazených uživateli dle práv, případně dle nastavení filtru.
Dashboard operačních sálů umožňuje pomocí grafického zobrazení online sledování průběhu operačního dne na jednotlivých operačních sálech. Představuje manažerskou nadstavbu umožňující efektivní sledování provozu operačních sálů a najde využití především ve větších zdravotnických zařízeních, kde jsou operační sály samostatnou organizační jednotkou. Obsahuje přehled sálů, pro které existuje pro aktuální den uzavřený a schválený operační program. Ke každému sálu je zde zobrazena informace o aktuálně probíhající operaci s příslušnými parametry a grafem průběhu, operaci následující s příslušnými parametry a grafické zobrazení celého dne, ve kterém je zobrazen aktuální stav celého operačního programu pro daný sál.
S pomocí grafů lze sledovat například poměry provedených a čekajících operací nebo souhrnný čas provedených operací oproti operacím k provedení. Data na obrazovce se v určitých časových intervalech aktualizují a dynamicky se mění na základě informací z obrazovek Dispečer a Na sále. S pomocí reportovacích a vytěžovacích nástrojů typu Business Objects lze data exportovat do manažerských systémů a získat tím velmi silný a zejména přesný nástroj na řízení provozu operačních sálů.